去年12月開始，華潤萬家營運(yùn)部的小張每天下班后，總會在家里的電腦桌前一坐就是三四個(gè)小時(shí)。讓小張如此重視緊張的，是部室的 年終總結(jié) PPT。“我們部室數(shù)據(jù)特別多，而在PPT中要表達(dá)數(shù)據(jù)，需要制作成圖表，并根據(jù)圖表得出一定的結(jié)論，這個(gè)過程非常復(fù)雜，要理清思路很費(fèi)神。”小張說。
臨近年底，不少公司都讓員工寫起了 年終總結(jié) ，有些單位只要求交一份不少于千字的書面報(bào)告，而有些公司則將 年終總結(jié) 定義為重要工作之一。連鎖超市華潤萬家對員工的 年終總結(jié) 就有非常高的標(biāo)準(zhǔn)：要求一律為PPT形式，每個(gè)部室上交后，還需要再修改2-3次，前后花費(fèi)1個(gè)月時(shí)間，最終，每個(gè)部室還需要演講超過半個(gè)小時(shí)。
反復(fù)修改三四次 年終總結(jié) 做了1個(gè)月
晚上8點(diǎn)，小卓打開電腦，開始修改部室的 年終總結(jié) PPT。從11月底開始，小卓花了半個(gè)月左右的時(shí)間完成了自己所在部室的年終PPT。這次修改是部門領(lǐng)導(dǎo)給出意見后的再次調(diào)整，“一般要花費(fèi)1個(gè)月時(shí)間才能全部完成。”小卓是華潤萬家有限公司公共事務(wù)部的經(jīng)理。華潤萬家的 年終總結(jié) 都需要制作成PPT，每個(gè)部室的組長都需要作半個(gè)小時(shí)以上的演講。
“PPT做得好，才能讓大領(lǐng)導(dǎo)知道自己部室一年來的工作有多么好。”小卓說，制作出好的PPT，對年終考核也有幫助。
前年年底，小卓進(jìn)入華潤萬家工作，當(dāng)時(shí)公共事務(wù)部的 年終總結(jié) PPT是其他同事制作的，但她還是震驚于那份高質(zhì)量的 年終總結(jié) PPT。小卓告訴記者，采購、保潔、物業(yè)等部室的PPT都做得圖文并茂，包含的內(nèi)容豐富又有邏輯性，不但能良好地呈現(xiàn)內(nèi)容，而且能吸引眼球。
“同個(gè)部門的幾個(gè)部室一起開會，如果自己部門的年終PPT做得不夠好，單單臉面上就掛不住。”為了能做好2013年終PPT，不給自己所在的部室丟臉，小卓在2013年重大活動時(shí)都留好了照片、錄像和文字資料，這樣在制作年終PPT時(shí)，既不用費(fèi)力回想，也不怕素材不夠。
同樣，公司對 年終總結(jié) PPT也十分重視。11月底，公司就召開了部門商業(yè)計(jì)劃討論會，公司領(lǐng)導(dǎo)會指出每個(gè)部門的年終PPT中需要重點(diǎn)呈現(xiàn)的事件，將事件進(jìn)行分析、總結(jié)。之后，每個(gè)部室就要開始制作PPT了。
小卓說，自己部室有10多位員工，每個(gè)員工會簡單制作自己工作內(nèi)容的PPT，但最終還是要由小卓進(jìn)行匯總、整合。12月初，小卓花了兩個(gè)通宵將部室的年終PPT進(jìn)行粗略的內(nèi)容組合。之后，每天下班后，她都會進(jìn)行細(xì)節(jié)修改。30多頁的PPT，小卓花費(fèi)了半個(gè)月時(shí)間才完成。接著，部室的年終PPT需要上交給部門，小卓所在的行政部領(lǐng)導(dǎo)看完P(guān)PT后，給出了修改意見，小卓需要再次修改PPT。到1月份正式演講PPT時(shí)，還需要再修改1-2次。
內(nèi)容形式邏輯都有講究 有人還用上了動畫效果
對小卓來說，做好PPT不僅能呈現(xiàn)部室一年來的成績，也讓她認(rèn)真地回顧一年來做的工作，“有一種滿足感和成就感。”小卓說，以前用文字來呈現(xiàn) 年終總結(jié) ，只能抓重點(diǎn)的事情來寫，而現(xiàn)在PPT可以包含更多內(nèi)容，以多樣的形式進(jìn)行有邏輯地呈現(xiàn)。
比如今年的部室PPT就根據(jù)工作的分類來呈現(xiàn)，分為公益活動、新店開業(yè)和員工培訓(xùn)三塊內(nèi)容。這三塊內(nèi)容的呈現(xiàn)順序、內(nèi)容比重上，小卓也花了一番心思。其中，公益活動是公司領(lǐng)導(dǎo)比較重視的，就被放在最前面。而在這塊內(nèi)容中，余姚賑災(zāi)一事又是其中最重要的，因?yàn)檫@是突發(fā)性事件，最能考驗(yàn)部門的應(yīng)對能力。因此，小卓對這一事件進(jìn)行了詳細(xì)地呈現(xiàn)，包括在物資捐贈、運(yùn)輸和保證供應(yīng)時(shí)的協(xié)調(diào)溝通等工作內(nèi)容，最后，還進(jìn)行了總結(jié)，給其他部門提供了參考經(jīng)驗(yàn)。其中，就采用了照片、剪報(bào)等形式來呈現(xiàn)，“文字占三成，圖片占七成，很多數(shù)據(jù)也用柱狀圖、餅圖等圖片來呈現(xiàn)。”小卓說，圖片才能讓 年終總結(jié) 變得生動、易懂。
其實(shí)，小卓所在的部門還不是競爭最為激烈的部門，營運(yùn)部門的部室之間對年終PPT的競爭才是最激烈的。“他們部室之間都想知道對方今年用什么方式來制作PPT。”小卓說，因?yàn)闋I運(yùn)部有更多的數(shù)據(jù)需要呈現(xiàn)，大家都在追求更好的方式。華潤萬家營運(yùn)部負(fù)責(zé)陳列一塊的高級經(jīng)理王經(jīng)理就為年終PPT傷透腦筋，他告訴記者，以前制作PPT把文字和圖片堆上去就好了，但現(xiàn)在大家都挖空心思用更多樣的方式去呈現(xiàn)工作成績。目前都已經(jīng)有人用上了動畫效果。
公司將 年終總結(jié) 視為團(tuán)隊(duì)合作的機(jī)會
“對部室來說，花費(fèi)如此多的精力來制作PPT，是因?yàn)橐荒甑墓ぷ髁咙c(diǎn)都靠它來呈現(xiàn)。而對公司來說，則將制作 年終總結(jié) PPT當(dāng)成一個(gè)團(tuán)隊(duì)合作的機(jī)會。”華潤萬家行政部的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)告訴記者，之所以那么重視 年終總結(jié) PPT，是因?yàn)檫@樣的方式可以讓部室之間有更多的交流。首先，部室制作PPT時(shí)，就有一次內(nèi)部員工的交流，哪些事情是重點(diǎn)，每個(gè)人對事情的看法。“我們公司重視團(tuán)隊(duì)合作， 年終總結(jié) PPT也是團(tuán)隊(duì)合作的產(chǎn)物。”該負(fù)責(zé)人說。其次，部室之間演講PPT時(shí)，也是一種經(jīng)驗(yàn)分享，最主要是這種形式不枯燥，能更加生動地表達(dá)，讓聽者容易理解。此外，用PPT演講也能節(jié)省時(shí)間，提高 年終總結(jié) 會的效率。
杭州冠程人力資源開發(fā)有限公司總經(jīng)理方垚認(rèn)為，一些企業(yè)重視PPT這一形式也是企業(yè)文化的體現(xiàn)。從公司的角度來說，制作PPT也是員工的一種能力，將來，員工要成為管理層，要掌握講解、展示和分享這些技巧， 年終總結(jié) PPT就是掌握這些技巧的一種途徑。當(dāng)然，在制作PPT的過程中，不要過于注重視覺效果，還是要以內(nèi)容為主。
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